Zásady ochrany osobních údajů

Účinné od: 3. 10. 2026 (předchozí verze účinná od 25. 5. 2026)

Studentská unie UHK, z. s. (dále jen „SU UHK") bere ochranu vašich osobních údajů vážně. Tyto zásady popisují, jak nakládáme s údaji, které nám poskytujete v rámci registrací na naše akce prostřednictvím tohoto webu.

1. Kdo je správcem vašich údajů?

  • Název: Studentská unie UHK, z. s.
  • IČO: 22754652
  • Sídlo: Hradecká 1249/6, 500 03 Hradec králové
  • E-mail pro dotazy k GDPR: info@suuhk.cz

2. Jaké údaje sbíráme, proč a na jak dlouho?

Jediným způsobem, jakým na tomto webu zpracováváme osobní údaje, jsou registrační formuláře pro účastníky našich akcí — Seznamováku UHK a dalších akcí SU UHK v průběhu roku (sekce Akce).

Rozsah údajů u všech akcí:

  • Jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo
  • Poznámka účastníka
  • Výše ceny a stav platby, datum úhrady
  • Datum a čas registrace a udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů

Navíc u Seznamováku UHK:

  • Datum narození (pro ověření plnoletosti pro akci)
  • Fakulta a studijní obor
  • Doplňující organizační údaje: velikost trička, vlastní doprava
  • Stravovací omezení / alergie
  • Variabilní symbol platby

Navíc u týmových akcí:

  • Název týmu
  • Jména dalších členů týmu, pokud je přihlašující uvede v poznámce

Jména členů týmu nám poskytuje ten, kdo tým přihlašuje. Používáme je pouze k organizaci dané akce (např. sestavení týmů a prezence) a mažeme je spolu s přihláškou. Prosíme přihlašujícího, aby členy týmu o předání jejich jmen informoval a odkázal je na tyto zásady.

Účel a právní základ:

  • Běžné údaje zpracováváme pro plnění smlouvy — abychom vás mohli na akci zaregistrovat, zajistit pro vás program (u Seznamováku i ubytování) a komunikovat s vámi ohledně organizace (včetně zasílání potvrzení a Pokynů pro účastníky).
  • Jména členů týmu zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění týmové akce.
  • Ochrana formulářů před zneužitím: abychom zabránili hromadnému odesílání přihlášek, krátkodobě evidujeme IP adresu a e-mail, ze kterých byla přihláška odeslána. Tento záznam slouží jen k omezení počtu pokusů a automaticky zaniká nejpozději do jedné hodiny (oprávněný zájem na bezpečnosti webu).
  • Údaje o zdravotním stavu (alergie, omezení stravy) zpracováváme výhradně na základě vašeho výslovného souhlasu, který nám dáváte zaškrtnutím políčka u registrace, a to pouze proto, abychom vám na akci zajistili bezpečnou stravu.

Doba uchování: Údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro organizaci, konání a finální vyúčtování dané akce, maximálně však 2 roky od jejího skončení. Poté jsou data bezpečně smazána z webu i e-mailového nástroje.

Údaje vedené ve formálním účetnictví spolku (např. údaje na účetních a daňových dokladech) se uchovávají odděleně a po dobu stanovenou právními předpisy (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví).

3. Kdo má k údajům přístup? (Příjemci dat)

Vaše data nikomu neprodáváme ani nepředáváme pro marketingové účely třetích stran. Přístup k nim mají pouze ti členové SU UHK, kteří danou akci zajišťují (u každé akce její garant a organizátoři), a správci tohoto webu. Ostatní členové SU UHK vaše údaje nevidí.

Pro zajištění chodu webu, rozesílání e-mailů a technickou stabilitu aplikace využíváme tyto prověřené technologické subdodavatele, kteří splňují standardy GDPR:

  • Railway.app (Railway Corporation, USA) — poskytovatel cloudové infrastruktury, na které běží tento web a jeho zabezpečená databáze, kde jsou přihlášky uloženy. Předávání do USA probíhá na základě Standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.
  • Brevo (Sendinblue SAS, Francie) — e-mailová platforma, přes kterou vám odcházejí automatická potvrzení registrací a organizační e-maily. Jelikož jde o evropskou firmu, data jsou zpracovávána plně v souladu s legislativou EU. (smlouva o zpracování)
  • Sentry (Functional Software, Inc., USA) — služba pro sledování a analýzu technických chyb aplikace. V rámci hlášení chyb mohou být zaznamenány technické údaje (IP adresa, kontext požadavku). Sentry máme nastavený tak, aby nelogoval osobní údaje z formulářů. Předávání do USA probíhá na základě Standardních smluvních doložek.

4. Zabezpečení dat

Web využívá šifrovaný protokol HTTPS, takže data, která zadáte do registračního formuláře, jsou při cestě do databáze zabezpečená. Databáze na platformě Railway je izolována od veřejného internetu a chráněna silnými přístupovými údaji. Přenos dat do e-mailové platformy Brevo probíhá přes zabezpečené API rozhraní.

5. Soubory cookies

Tento web využívá pouze nezbytné technické cookies, které slouží výhradně pro správné odeslání formuláře a zabezpečení relace uživatele. Tyto cookies nevyžadují souhlas dle GDPR ani podle zákona č. 127/2005 Sb.

Nepoužíváme žádné analytické, sledovací ani marketingové cookies (jako jsou Google Analytics, Facebook Pixel apod.). Z toho důvodu na webu nenasazujeme cookie lištu.

6. Vaše práva

Jako účastník akce máte právo požadovat přístup ke svým údajům, jejich opravu, smazání („právo být zapomenut"), omezení zpracování, přenositelnost údajů nebo odvolat souhlas se zpracováním údajů o alergiích / stravě (aniž by tím byla dotčena zákonnost dosavadního zpracování).

Pokud chcete svá práva uplatnit, stačí nám napsat na e-mail: info@suuhk.cz. Pokud byste měli pocit, že s daty nenakládáme správně, máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).

Tyto zásady jsou platné a účinné od 3. 10. 2026.